En el marco del homenaje al Día del Contador, evento de la cámara en el que participaron contadores de diversas empresas del Aburrá Sur, el experto en tributación Daniel Diosa Martínez ofreció una conferencia sobre cómo actuar ante un proceso de fiscalización por parte de la DIAN.
Durante su intervención, abordó los principales retos que enfrentan los contribuyentes, así como estrategias clave para responder de manera efectiva ante los requerimientos de la administración tributaria.
La fiscalización por parte de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) es un proceso que todo contribuyente debe enfrentar con responsabilidad y organización. Su objetivo principal es verificar el cumplimiento de las obligaciones tributarias y detectar posibles inconsistencias que puedan derivar en sanciones económicas o incluso en consecuencias penales.
Para afrontar adecuadamente estos procesos, es fundamental conocer las reglas, plazos y estrategias de defensa, Daniel Diosa Martínez nos brinda recomendaciones clave para actuar de manera adecuada ante estos procedimientos y evitar complicaciones legales y financieras.
Como él mismo señala: «El gran reto para los contribuyentes en la actualidad es el criterio de fiscalización basado en mecanismos tecnológicos como la inteligencia artificial y la facturación electrónica, lo que ha convertido estos procesos en todo un desafío«.
Identificación de la notificación en el proceso de fiscalización
Lo primero que un contribuyente debe hacer al recibir una comunicación de la DIAN es identificar el tipo de notificación, ya que esto determinará el nivel de urgencia y la estrategia a seguir, existen diversas comunicaciones que la entidad puede enviar, como requerimientos informativos, invitaciones persuasivas o requerimientos especiales.
Mientras que las primeras buscan aclarar información sin consecuencias inmediatas, las últimas pueden derivar en sanciones o liquidaciones oficiales si no se responden de manera adecuada y en los tiempos estipulados.
Además de identificar el tipo de notificación, es clave respetar los tiempos de respuesta. Cada acto administrativo tiene plazos específicos que no pueden generalizarse, por lo que es crucial revisar detalladamente los términos legales aplicables en cada caso.
Un error común es asumir que siempre hay un margen de días adicionales para responder, lo que puede llevar a la pérdida del derecho de defensa y, en consecuencia, a sanciones por parte de la DIAN.
Organización de la información y pruebas
La mejor manera de estar preparados ante un proceso de fiscalización es mantener un expediente tributario bien organizado, este expediente debe contener toda la documentación que respalde las declaraciones fiscales realizadas, incluyendo facturas, soportes de costos y gastos, declaraciones previas, retenciones aplicadas y cualquier correspondencia con la DIAN.
La falta de estos documentos o su desorganización puede dificultar la defensa ante una revisión fiscal y, en algunos casos, llevar a la imposición de sanciones injustificadas.
Otro aspecto fundamental es la correcta actualización de la información en el Registro Único Tributario (RUT), especialmente el correo electrónico registrado para recibir notificaciones.
Un error tipográfico en este dato puede significar que una comunicación oficial nunca llegue al contribuyente, lo que puede derivar en sanciones por inasistencia o incumplimiento de requerimientos, sin que el afectado siquiera tenga conocimiento del proceso en su contra.
Desafíos actuales en la fiscalización de la DIAN
Uno de los principales retos que enfrentan los contribuyentes en la actualidad es la dispersión normativa. En Colombia, existen más de 10,000 normas tributarias, entre leyes, decretos, resoluciones, conceptos y oficios administrativos, lo que dificulta la correcta interpretación y aplicación de las obligaciones fiscales.
Además, en los últimos 40 años se han realizado 19 reformas tributarias, lo que equivale a una reforma cada dos años en promedio. Este constante cambio normativo genera incertidumbre y obliga a los contribuyentes a estar en permanente actualización para evitar incumplimientos involuntarios.
Otro reto es la implementación de tecnologías avanzadas en los procesos de fiscalización, la DIAN ha incorporado inteligencia artificial y sistemas automatizados de cruce de información para detectar inconsistencias de manera más rápida y eficiente.
Estos sistemas pueden generar notificaciones y requerimientos sin intervención humana, lo que implica que los contribuyentes deben ser aún más cuidadosos en la precisión de sus declaraciones y registros contables.
Tendencias en fiscalización y recomendaciones
El uso de inteligencia artificial en la fiscalización tributaria está revolucionando la manera en que la DIAN detecta posibles inconsistencias. Actualmente, la entidad puede emitir alertas automáticas y generar oficios persuasivos basados en el análisis de datos masivos, sin necesidad de revisión manual por parte de funcionarios.
Esto ha mejorado la capacidad de detección de la administración tributaria, pero también ha incrementado el riesgo de errores en los procesos automáticos, lo que hace necesario que los contribuyentes validen cuidadosamente cada requerimiento antes de actuar.
Ante esta realidad, es fundamental que las empresas y personas naturales mantengan registros contables actualizados y alineados con la realidad económica de sus operaciones.
La mejor defensa ante un requerimiento fiscal es contar con documentación clara y veraz que sustente cada cifra reportada, además, es recomendable contar con el apoyo de un asesor tributario experto que pueda guiar adecuadamente el proceso de respuesta a la DIAN.
Daniel Diosa Martínez, advierte sobre la importancia de no actuar por miedo frente a una notificación de la DIAN: «Muchas veces el contribuyente actúa por temor y termina pagando una sanción o corrigiendo sin verificar si realmente es necesario. Es importante no solo acatar el requerimiento, sino también validar que se ajusta a la realidad material y económica«.
Consecuencias del incumplimiento fiscal y su impacto legal
El incumplimiento de obligaciones tributarias no solo puede conllevar sanciones económicas, sino también consecuencias penales.
Desde 2016, se han tipificado delitos relacionados con la omisión de activos, la defraudación fiscal y el uso de costos y gastos inexistentes, esto significa que un error en la declaración de impuestos puede derivar en investigaciones penales si la DIAN detecta una posible intención de evasión.
En estos casos, la DIAN tiene la facultad de presentar denuncias ante la Fiscalía General de la Nación para que se inicie una investigación judicial. Aunque la entidad tributaria no es la que dicta una sanción penal, su denuncia puede ser el punto de partida para un proceso que podría terminar en condenas de prisión para el contribuyente involucrado.
Claves para una fiscalización exitosa
Enfrentar un proceso de fiscalización de la DIAN requiere preparación, organización y conocimiento de las normativas aplicables. Para evitar complicaciones fiscales y sanciones innecesarias, es recomendable mantener actualizados los datos de notificación en el RUT, revisar periódicamente cualquier comunicación de la DIAN y responder dentro de los tiempos establecidos por la ley.
Además, es fundamental organizar un expediente tributario con todas las pruebas documentales necesarias para sustentar las declaraciones presentadas.
Más allá del cumplimiento normativo, la clave del éxito en una fiscalización es la prevención, adoptar buenas prácticas contables, asesorarse con expertos en tributación y mantenerse informado sobre los cambios normativos permitirá a los contribuyentes evitar problemas con la DIAN y garantizar el cumplimiento adecuado de sus obligaciones fiscales.
